Modello nota spese Excel gratis 2026

1. Salva una copia del file con un nome che identifichi persona e periodo. Nel foglio Nota Spese aggiorna il periodo in alto e la data di compilazione.
2. Inserisci nome del dipendente, matricola e reparto nei campi dell’intestazione.
3. Cancella solo il contenuto delle cinque righe di esempio, da A8 a H12. Non eliminare le righe del foglio, il totale o il riepilogo.
4. Compila una spesa per riga nell’area A8:H37. Scegli la categoria dall’elenco, descrivi il motivo della spesa e riporta fornitore e numero del documento.
5. Inserisci un importo numerico in F e indica in G se comprende IVA. Il campo Sì/No non modifica l’importo e non calcola l’imposta.
6. Controlla il totale in F39, confronta ogni riga con il documento e verifica le eventuali autorizzazioni. Allega i giustificativi e invia la richiesta secondo la procedura aziendale.

Il numero del documento permette di collegare la spesa alla ricevuta; la descrizione spiega perché è stata sostenuta. Servono entrambi. Scrivere soltanto ‘trasferta’ rende difficile distinguere un biglietto ferroviario da un pernottamento.

Data, categoria e descrizione

Inserisci la data della spesa in formato giorno/mese/anno. Nella colonna Categoria scegli una delle voci disponibili: Trasporti, Vitto e Alloggio, Carburante, Parcheggio, Telefono, Materiale Ufficio, Formazione, Rappresentanza o Altro. Per esempio, puoi descrivere un viaggio come ‘Treno Milano–Roma per incontro con cliente’ anziché ‘biglietto’.

Se usi Altro, chiarisci la natura della spesa nella descrizione. Non introdurre liberamente nuove categorie senza aggiornare anche l’elenco e il riepilogo: una voce scritta diversamente potrebbe non comparire nel raggruppamento previsto.

Fornitore, documento e note

Riporta il nome dell’esercente e il riferimento presente sul giustificativo. Se il documento non ha un numero utile, concorda con l’amministrazione un riferimento interno che permetta di ritrovarlo. Le Note possono contenere la destinazione, il motivo dell’incontro o un richiamo all’autorizzazione.

Il file non archivia scansioni né controlla che un documento esista. Conserva i giustificativi insieme alla richiesta e usa riferimenti coerenti tra Excel e allegati.

La colonna G serve a indicare se l’importo inserito comprende IVA. È un’informazione descrittiva: scegliere Sì o No non esegue lo scorporo dell’IVA, non applica un’aliquota e non determina la detraibilità.

Se riporti 122,00 € nella colonna Importo, il totale aumenta di 122,00 € qualunque sia la scelta nel campo IVA. Non scrivere automaticamente 100,00 € pensando che il foglio aggiunga l’imposta: non lo fa.

Per una registrazione fiscale con imponibile, aliquota e imposta separati, occorrono dati e controlli ulteriori. Chiedi all’amministrazione quale importo riportare e come trattare il documento, soprattutto quando una spesa è rimborsabile solo in parte.

Il totale generale in F39 somma gli importi delle righe 8–37. Sotto trovi, per ciascuna categoria, il numero delle righe associate e la somma dei relativi importi. Il grafico usa questi importi per mostrare la distribuzione delle spese.

Nei dati di esempio il treno vale 89,50 €, hotel e pranzo insieme 165,00 €, il carburante 75,30 € e il parcheggio 25,00 €. Il totale è 354,80 €. Sono dati dimostrativi da cancellare prima di compilare la tua nota, non tariffe o limiti di rimborso.

Se il totale non coincide con gli allegati

• Controlla che gli importi siano numeri e non testo copiato da un PDF.
• Cerca ricevute registrate due volte o righe di esempio rimaste nel prospetto.
• Verifica che tutte le spese siano nelle righe 8–37: ciò che scrivi sotto non entra automaticamente nel totale.
• Controlla categoria e importo sulla stessa riga. Un conteggio può includere una categoria selezionata anche se l’importo è ancora vuoto.

Il periodo scritto nell’intestazione è un’etichetta da compilare, non un filtro. Il totale include tutte le righe predisposte, anche se inserisci date di mesi diversi.

Prima di consegnare la nota, verifica che persona, periodo e documenti siano corretti. Per una richiesta condivisa con più uffici, il nome del file e i riferimenti degli allegati contano quanto il totale.

• Controlla che la spesa riguardi l’attività autorizzata e rispetti la procedura aziendale.
• Separa gli importi già pagati dall’azienda o già rimborsati, evitando di richiederli una seconda volta.
• Verifica se servono autorizzazioni o documenti aggiuntivi per singole voci.
• Usa gli spazi firma secondo il processo richiesto: non costituiscono una firma digitale né avviano un’approvazione automatica.

Il modello non imposta massimali per pasti o hotel, non promette il pagamento entro un certo numero di giorni e non certifica la correttezza fiscale della richiesta. Questi aspetti dipendono dalle regole applicabili al tuo caso.

Se devi stampare o esportare in PDF, controlla l’anteprima: tutte le colonne, il totale e gli spazi firma devono essere leggibili. Conserva anche la copia Excel inviata, così eventuali correzioni restano confrontabili.

Questo file è adatto a una nota spese essenziale, compilata da una persona e controllata dall’amministrazione. Le 30 righe bastano per una richiesta contenuta; il riepilogo aiuta a leggere la distribuzione degli importi.

Per rimborsi chilometrici con tariffa, anticipi da sottrarre, valute estere o importi approvati diversi da quelli richiesti servono campi e calcoli aggiuntivi. Il modello non li contiene. Evita di sovraccaricare la colonna Note per simulare un calcolo che poi dovresti verificare a mano.

Se superi le 30 spese, puoi preparare un secondo prospetto identificandolo chiaramente come continuazione. Inserire nuove righe richiede invece un controllo di formule, menu e grafico: non considerare automaticamente incluse le celle aggiunte.